Мы ищем активного и исполнительного сотрудника на должность секретаря-ассистента. Отличная возможность начать свой путь в мире брендинга.
Обязанности:
совмещение функций бизнес-ассистента отдела по работе с клиентами и администратора на ресепшен.Обязанности ассистента:
- Качественная обработка входящих запросов
- Своевременное заведение карточек в СРМ (запросы из почты/звонка)
- Первичное составление Договоров и Приложений под кураторством НБ менеджера
- Помощь с портфолио – вычитка/редактирование текстов, добавление картинок, и тд.
- Помощь с документами для тендеров
- Перевод материалов на английский язык
- Помощь в поиске подрядчиков для специфических задач
- Мониторинг тендерных площадок
Обязанности секретаря reception:
- Взаимодействие с курьером (организация работы, прием запросов от сотрудников компании, ведение журнала с целью фиксации запросов, оперативная связь с курьером)
- Сканирование, подписание, подготовка к отправке документов (описи)
- Информирование клиентского отдела о днях рождения клиентов
- Разовые поручения: поклейка бордов, заказ цветопроб и пр.
- Прием, регистрация и передача адресатам входящей корреспонденции
- Прием и переключение звонков, а также фиксация информации о звонке (при отсутствии требуемого сотрудника на рабочем месте) и доведение ее до адресата
- Разбор и сортировка входящей электронной почты, передача информации адресатам, простые базовые ответы на запросы
- Поиск подрядчиков с целью изготовления сувенирной продукции и фирменной документации
- Организация проведения переговоров, совещаний, деловых встреч с клиентами и партнерами в офисе компании, чай/кофе/обслуживание клиентских встреч
- Оформление соглашения о конфиденциальности с новыми штатными сотрудниками компании
- Курирование графика встреч компании (отслеживание некорректного планирования)
- Заказ цветов и подарков клиентам компании, организация доставки
- Администрирование деловых поездок сотрудников и руководителя (заказ билетов, бронирование гостиниц)
- Заказ такси сотрудникам
- Ведение базы дней рождений сотрудников
- Ведение базы телефонов сотрудников
Требования:
— высшее образование;
— знание английского языка;— доброжелательность и энергичность;
— опыт оформления документов;
— исполнительность;
— грамотная устная и письменная речь;
— умение работать в режиме многозадачности;
— уверенный пользователь ПК, знание офисных программ и оргтехники;
— опыт работы на аналогичной должности;
— пунктуальность;
— стрессоустойчивость.
Условия:
— место работы: г. Москва, Пестовский пер., д.16, стр.2;— график работы 5/2 с 10:00 до 19:00;
— оплачиваемый отпуск;
— карьерный рост в зависимости от вашего образования и желания. Это могут быть: младший руководитель проектов, руководитель проектов, PR-менеджер, менеджер по развитию;
— заработная плата – по результатам собеседования.
Если вы соответствуете представленным в вакансии требованиям, то заполняйте форму скорее!